Assurer les tâches administratives et de secrétariat en lien avec les activités offertes sur mesure afin d'assurer des formations quotidiennes par le service aux entreprises :

• Recevoir les appels des clients et traiter leur demande en lien avec les ateliers de formation sur mesure, notamment :
  • Évaluer sommairement leurs besoins;
  • Proposer les ateliers existants si pertinent;
  • Formuler une offre préliminaire selon la liste de prix préétablie;
  • Transférer la demande au conseiller du service;
  • Effectuer le suivi nécessaire.
• Tenir à jour les dossiers des clients dans la base de données;
• Tenir à jour et produire les différents rapports sur une base trimestrielle;
• Facturer les activités de formation à l’aide de CLARA et faire le suivi;
• Préparer et traiter divers documents reliés aux ateliers de la formation sur mesure, notamment :
  • Préparer les contrats pour les formateurs à partir des gabarits, obtenir les signatures et transmettre aux ressources humaines;
  • Assurer la mise en forme des plans de cours ou autre document didactique;
  • Élaborer les documents requis et les rendre disponibles aux formateurs (liste de cours, attestations, fiches d’évaluation, plan de cours).
• Faire un rappel aux formateurs et leur transmettre les détails de la formation;
• Planifier les activités de formation sur Teams;
• Assurer la disponibilité du matériel didactique pour les cours : dans quelques cas s’assurer de l’impression du matériel auprès du service du collège et l’acheminer aux formateurs ou au client selon le cas;
• Procéder à la réservation des locaux dans FC Clara;
• Entrer les données des feuilles de temps dans CLARA pour les formateurs ou traiter la facturation (vérifier l’adéquation et transmettre la facture à la personne ressource pour paiement);
• Compiler les résultats de l’évaluation des formations offertes, transférer les résultats aux formateurs et produire des rapports; faire les suivis nécessaires;
• Coordonner et attribuer les crédits du compte Isograd.

• Effectuer l’ensemble des tâches associées au poste de réceptionniste du campus 3800 de la formation continue en cas de besoin.

• Prendre des rendez-vous, gérer les appels téléphoniques et les courriels;
• Effectuer des suivis auprès des clients;
• Préparer et gérer des documents requis à l’exercice de ses fonctions.
  
  Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Scolarité 

Exigences

• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests informatiques.

Atouts

• Connaître la langue anglaise;
• Connaissance de Clara;
• Expérience dans la vente de produits ou de services.